Почему это сложнее, чем кажется
- Форматы. Один поставщик шлёт аккуратный xlsx, второй — PDF «для печати», третий — фото прайса в WhatsApp.
- Названия. Один и тот же товар: «Кабель ВВГнг-LS 3х2,5», «ВВГ нг LS 3*2.5», «Кабель силовой 3х2,5 ВВГнг». Для человека — одно и то же, для Excel — три разных строки.
- Единицы и упаковки. Цена за метр, за бухту 100 м, за «упак.» — сравнивать лоб в лоб нельзя.
- Актуальность. Пока сводите вручную, цены успевают устареть.
Способ 1. Вручную, но по уму
Если поставщиков 3–5 и прайсы стабильные: заведите единый справочник своих позиций, к нему — колонки с артикулами каждого поставщика. Дальше ВПР по артикулу (не по названию!) подтянет цены, а МИН найдёт лучшую. Раскладка прайсов по колонкам остаётся ручной, но сравнение уже считается само.
Способ 2. Power Query
Складываете прайсы в папку — Power Query забирает все файлы, приводит к одной структуре и обновляет свод кнопкой. Хорошо работает, пока поставщики держат формат. Сопоставление позиций всё ещё через справочник артикулов: с «человеческими» названиями Power Query не справится.
Способ 3. Автоматическая система с ИИ
Прайсы забираются из почты сами, каждый формат (включая PDF и фото) разбирает свой парсер, а главное — позиции сопоставляет ИИ: «ВВГнг 3х2,5» и «ВВГ-нг LS 3*2.5 ГОСТ» распознаются как один товар, спорные пары уходят человеку на подтверждение. Единицы приводятся к сопоставимым, свод обновляется при каждом новом прайсе.
Как выбрать способ
- До 5 поставщиков, стабильные xlsx → способ 1–2, своими силами.
- От 5–10 поставщиков, разные форматы, прайсы каждый день → способ 3: ручной труд уже стоит дороже автоматизации.
- Ключевой фактор — не количество файлов, а часы закупщика и цена ошибки: незамеченная лучшая цена — это прямая потеря маржи.