Неделя наблюдения
Попросите каждого сотрудника (и себя) неделю записывать действия, которые повторяются: что делал, сколько минут, как часто. Не для контроля — для диагноза, и скажите об этом прямо. В конце недели у вас будет карта рутины — обычно она удивляет: «мелочи по 10 минут» складываются в часы.
Переведите часы в деньги
По каждому повторяющемуся действию: минуты × частота × ставка сотрудника × 12 месяцев. Сверка прайсов «всего» 2 часа в день у закупщика со ставкой 600 ₽/час — это ~316 000 ₽ в год. Цифры в год отрезвляют лучше любых презентаций.
Отсортируйте по принципу «дорого и по правилам»
Первым убирайте процесс, который одновременно дорогой в часах и устроен по понятным правилам. Подробная методика выбора — в чек-листе. Дорогие, но хаотичные процессы сначала приводятся в порядок — иногда этого хватает и без автоматизации.
Уберите один процесс до конца
Типичная ошибка — облегчить десять процессов по чуть-чуть: рутина «размазывается», но не исчезает. Правильно — убрать один процесс целиком, чтобы сотрудник больше никогда его не делал. Это освобождает не только время, но и внимание: не нужно помнить, проверять, переключаться.
Повторяйте каждый квартал
Убрали процесс — посчитайте фактическую экономию, заберите следующий по списку. Через год такого ритма бизнес выглядит иначе: люди занимаются клиентами и развитием, а не копированием данных. Именно так мы автоматизировали оптовую компанию владельца — процесс за процессом, начиная со сведения прайсов.